Gestión documental

La gestión documental permite canalizar y agilizar los procesos de información y difusión en cualquier organización, basado en los siguientes puntos

Elaboración / creación de los documentos

Publicación de la información

Almacenamiento

Análisis y tratamiento de la información

Gestión de los documentos

Captura de la información / documentación

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Automatización de procesos

Estos procesos documentales relacionados con la documentación de entrada y salida por lo general son importantes y críticos en la empresa

Son múltiples los procesos de gestión documental que se pueden automatizar en las empresas, normalmente todos los procesos que tengan un documento asociado son candidatos a automatizar con una solución de gestión documental.

El objetivo con la aplicación de un sistema de gestión documental, es el de reducir los costes y tareas en gran parte manuales que tienen asociados los procesos documentales de la empresa.

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Gestor documental

Con nuestro gestor documental procesamos el flujo de documentación de su empresa

Es la solución que optimiza la organización, localización, creación de contenidos, búsqueda, consulta, almacenamiento y distribución de los documentos de una empresa u organismo de la forma más segura.

Controla los documentos desde la creación hasta el almacenamiento final, pasando por las diferentes modificaciones por parte de los usuarios, que dicho documento haya sufrido a lo largo de su ciclo de vida.

Te permite parametrizar como se clasificarán los documentos, el nombre que se les asignará, asociarlos a expedientes, asignarles seguridad, propiedades, registro de accesos, firma electrónica, tareas, flujos de aprobación y alertas, entre otras muchas capacidades.

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Digitalización certificada

¿Te imaginas los problemas que ha venido acarreando la acumulación de papel en las organizaciones?

Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT.

Gracias a la digitalización certificada, las empresas ahorran tiempo y  costos, ganando en una mayor eficiencia y mejorando notablemente su productividad.

Funcionalidades

Motor de indexación, le permite realizar millones de búsquedas en tan solo unos segundos
Metadatos que se pueden anexar a documentos, carpetas y expedientes para complementar la información sobre los mismos. También se pueden usar para realizar búsquedas, clasificación o para que formen parte del nombre.
Convertir documentación en papel en archivos digitales, permite el tratamiento de las imágenes, eliminación de páginas en blanco o ruidosas, además de procesamiento por lotes de documentos para separar de forma automática las hojas escaneadas y crear documentos independientes.
Parametrización permiten una gran diversidad de permisos sobre los documentos, carpetas y expedientes
Gestión de la información requiere asociar múltiples documentos en torno a un objeto común
Gestor documental no propietario del documento, no existe limitación en el formato del archivo, cualquier fichero puede ser utilizado a través del gestor
Permite controlar todas las acciones que se realizan sobre un documento, además de todas las operaciones que realicen los usuarios
Se pueden diseñar plantillas de documentos, para uso personal y corporativo que se utilizan como modelo para las distintas entidades documentales.
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Generador de informes que le permitirá sacar el máximo partido a la información que se va generando en la base de datos, exporta a Excel, Word, PDF, a un formato de imagen o envíe por email directamente los informes
Esta funcionalidad le permitirá integrarse con cualquier aplicación Windows que le permita imprimir
Disponen de una extensa funcionalidad común. Se puede ampliarla adquiriendo sólo los módulos que necesite. También están disponibles servicios web para integración con aplicaciones de terceros o unas librerías de integración con ERP´s
Genera tareas automáticamente para coordinar procesos de aprobación, de negocio o flujos de trabajo que tenga que ser aprobado por uno o varios aprobadores antes de su publicación definitiva en el gestor.
Genera todas las versiones necesarias de un documento desde su creación hasta su finalización
Permite convertir diferentes tipos de documentos, tales como documentos en papel escaneados, archivos de PDF o imágenes captadas por una cámara digital en los datos editables y con opción de búsqueda
Sincroniza carpetas de Windows diretamente, los documentos se clasifiquen automáticamente
Plenamente integrado en todos los programas pertenecientes a la suite de Office (Outlook, Word, Excel y Power Point).